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交通运输部公文处理办法

时间:2014-05-06 05:14:37来源:作者:陈潭
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  第一章 总 则

  第一条 为了规范交通运输部公文处理工作,进一步精简公文、转变文风,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合交通运输工作实际,制定本办法。

  第二条 交通运输部公文是交通运输部实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布交通运输部门规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

  第三条 公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

  第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

  第五条 各级交通运输部门应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或由专人负责公文处理工作。交通运输部门工作人员应当认真学习掌握公文处理工作有关规定,对公文处理业务知识和工作流程做到应知应会。

  第六条 交通运输部办公厅主管交通运输部的公文处理工作,并对各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团、计划单列市人民政府的交通运输部门(以下简称下级交通运输部门)和部属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

  第二章 公文种类

  第七条 公文种类主要有:

  (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

  (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

  (三)命令(令)。适用于公布交通运输部门规章、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

  (四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

  (五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

  (六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

  (七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

  (八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

  (九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  (十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

  (十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

  (十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

  (十三)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  (十四)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

  第三章 公文格式

  第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

  (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

  (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

  (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

  (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,主办机关排列在前,也可以单独用主办机关名称。

  (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

  (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

  (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

  (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

  (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

  (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

  (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

  (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

  (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

  (十四)附注。信息公开选项及公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文应当在附注加括号标注联系人姓名和电话。

  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

  (十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关;应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

  (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

  (十八)页码。公文页数顺序号。

  第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)国家标准执行。

  第十条 公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照国家有关标准和规定执行。

  第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

  第四章 行文规则

  第十二条 行文应当确有必要,注重效用,注重针对性和可操作性。

  第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

  第十四条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

  (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

  (二)下级交通运输部门向交通运输部请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于职权范围内的事项应当直接报送交通运输部。

  (三)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

  (四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

  (五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

  (六)部管理的国家局原则上不直接向国务院请示和报告工作,在工作中有需要向国务院请示或报告的事项,应当由交通运输部向国务院报送公文;遇有紧急情况,需直接向国务院请示或报告工作时,应当同时报送交通运输部。

  (七)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

  第十五条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

  (一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

  (二)交通运输部在职权范围内,可以向下级交通运输部门和部属单位行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不向下一级政府正式行文。

  (三)交通运输部办公厅根据交通运输部授权,可以向下级交通运输部门和部属单位行文。需经交通运输部审批的具体事项,经交通运输部同意后可由交通运输部办公厅行文,文中须注明已经交通运输部同意。

  (四)涉及多个内设机构职权范围内的事务,内设机构之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令纠正或者撤销。

  (五)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

  第十六条 交通运输部与同级党政机关或同级其他机关必要时可以联合行文。属于党务、政务各自职权范围内的工作,不得联合行文。联合行文应当明确主办部门。

  交通运输部不单独与部管理的国家局联合行文。

  交通运输部依据职权可以与中央和国家机关各部门相互行文。

  第十七条 交通运输部机关司局除办公厅外不得对外正式行文。即,部机关司局不得向部机关以外的其他机关(包括交通运输系统)发布政策性、规范性文件,不得代替部审批下达应当由部审批下达的事项。部机关司局在业务范围内与相关单位商洽工作、询问和答复问题等,可以司局函的形式处理。严禁使用司局函进行工作部署、审核批准、奖惩人员和检查评估等。除有关人员任免、奖惩、调动等事项外,部机关司局原则上不互相行文。部议事协调机构和临时机构一般不对外行文。

  第五章 公文形式

  第十八条 公文形式主要包括“令”、“文件”、“函”、“电报”、“公告、通告”、“内部情况通报”、“纪要”、“签报”等。

  第十九条 交通运输部令适用于依照有关法律和国务院行政法规、决定、命令,在职权范围内发布交通运输部门规章;宣布施行重大强制性措施;嘉奖有关单位和人员。以部令公布的规章须经部务会议审议通过。部令署部长签名章。

  第二十条 “文件”按照发文主体可分为中共交通运输部党组文件、交通运输部文件和交通运输部办公厅文件。

  中共交通运输部党组文件适用于向党中央请示、报告工作,传达贯彻党中央的方针政策,转发中共中央文件,作出重大工作部署,公布重要人事任免,以及其他需发中共交通运输部党组文件的事项。

  交通运输部文件适用于向国务院请示、报告工作,转发或者批转重要文件,发布具有规范性的重要政策和管理制度,部署全局性工作,公布重要的机构变动、职能和人员调整、奖惩事项,下达和调整长远规划、中长期计划,发布年度工作要点,以及其他需发交通运输部文件的事项。

  交通运输部办公厅文件适用于转发有关部门文件,经交通运输部授权发布有关政策和管理制度,布置工作、传达事项、通报情况,公布议事协调机构和临时机构变动、职能和人员调整事项,发布年度业务工作要点,以及其他需发交通运输部办公厅文件的事项。

  第二十一条 “函”按照发文主体可分为中共交通运输部党组函、交通运输部函、交通运输部办公厅函。

  中共交通运输部党组函适用于就具体事项与同级单位党委(党组)商洽工作、征询和答复意见,批复下级单位党委(党组)的请示,以及其他需以中共交通运输部党组名义行文的事项。

  交通运输部函适用于就具体事项与中央和国家机关各部门、各省区市人民政府等商洽工作、征询和答复意见,批复下级单位的请示,下达或调整重要年度计划、单项任务计划,布置具体工作,以及其他需以交通运输部名义行文的事项。

  交通运输部办公厅函适用于就具体事项与中央和国家机关各部门、各省区市人民政府办公厅等商洽工作、征询和答复意见,向有关单位布置具体工作,以及其他需以交通运输部办公厅名义行文的事项。

  第二十二条 交通运输部公告适用于依照有关法律、法规、规章向国内外公布交通运输规范性文件和其他重要事项。交通运输部通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。公告、通告应当公开发布,无主送、抄送机关。

  第二十三条 交通运输部内部情况通报适用于传达部领导在重要会议上的讲话。内部情况通报不加盖印章。

  第二十四条 “电报”适用于处理紧急公务。按照发文主体可分为中共交通运输部党组发电、交通运输部发电和交通运输部办公厅发电。电报使用“中央和国家机关发电”格式,加盖“发电专用章”。

  第二十五条 “纪要”适用于记载和传达交通运输部内部会议的主要情况和议定事项,主要有:中共交通运输部党组会议纪要、交通运输部部务会议纪要、交通运输部专题会议纪要。纪要不加盖印章。

  第二十六条 “签报”适用于部机关司局向部领导书面汇报工作、请示事项、反映情况、回复询问、就有关问题提出见解和处理办法,是具有特定格式的内部上行文。签报由主办司局负责人签署姓名,不加盖印章。签报一般只报送一位部领导,不得同时分送多位部领导,不抄送其他司局。

  第六章 公文精简

  第二十七条 公文精简是指通过采取积极有效的措施严格控制公文的数量、规格、篇幅和印发范围,做到公文数量适度、规格适用、篇幅适当、印发范围适宜。

  第二十八条 严格控制公文数量:

  (一)凡国家法律法规、党内法规、交通运输部门规章已作明确规定的,不再印发公文。现行文件规定仍然适用的,不再印发公文。

  (二)对中共中央、国务院文件,要结合实际贯彻落实,不得直接转发。未经党中央、国务院批准,不得向地方党委和政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求,不得要求地方党委和政府报文。

  (三)属于交通运输部党组职权范围内的工作,以党组名义报送党中央;属于交通运输部职权范围内的工作,以部名义报国务院,不得多头报文。

  第二十九条 严格控制公文规格:

  (一)由部门或部门联合发文能够解决的,不再上报中共中央、国务院(含中共中央办公厅、国务院办公厅)转发或印发。

  (二)以交通运输部办公厅名义发文能够解决的,不以交通运输部名义发文。

  (三)通过电话、传真、电子邮件、司局函等方式能够解决的,不正式发文。

  (四)部领导的讲话,不宜向社会公布的,用“交通运输部内部情况通报”印发;可以向社会公布的,通过交通运输部政府网站等媒体公布。

  第三十条 严格控制公文篇幅。倡导清新简练的文风,不讲空话、套话、虚话。起草公文要突出思想性、针对性和可操作性,做到条理清楚、文字精练,意尽文止。

  第三十一条 严格控制公文的印发范围和印发份数。推进政府信息公开和信息化建设,创新行政许可事项办理方式,可以向社会公开的事项应当通过交通运输部政府网站公布或网上办理。通过媒体公开发布的公文,不再下发纸质公文。已标注公开发布的公文,不再翻印。

  第七章 公文拟制

  第三十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

  第三十三条 公文起草应当做到:

  (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

  (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

  (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

  (四)文种正确,格式规范。根据有关规定,确定公文密级、公开属性和紧急程度。

  (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

  (六)公文涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。涉及部外单位职能的,办理部外会签。涉及部内司局的,主办司局应当主动与有关司局协商,取得一致意见并办理部内会签。

  (七)公文内容涉及重大公共利益、公众权益和敏感事项,可能引发社会稳定问题的,应当进行社会稳定风险评估。

  (八)起草涉密公文时,应当使用符合国家保密规定的计算机、网络及移动存储介质。

  (九)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

  第三十四条 公文文稿会签注意事项:

  (一)会签文稿均以会签单位负责人签字为有效。

  (二)部内会签,由主办司局送转会签。有关司局如有不同意见,应当协商一致后报部领导;如经充分协商仍不能取得一致意见,应当如实报部领导协调裁定。

  (三)部外会签(包括会印),由主办司局指定专人承办。部外单位对会签稿有重大修改,应当重新送部领导审签。

  (四)部外单位送交通运输部会签的文稿,按职权范围由部内主办司局提出意见,然后按部发文程序办理。

  (五)上报的公文,如与部外单位意见不能一致,部内主办司局的主要负责人(必要时部领导)应当出面协调,仍不能取得一致时,须在文中列明各方理据,提出建设性意见,并经有关单位会签后,报请上级机关协调或裁定。

  (六)会签文必须严格按照规定的时限要求完成。

  办理部外单位来文会签,除主办单位另有时限要求外,部内主办司局应当在7个工作日内予以回复。如情况特殊不能按期回复,应当主动与主办单位沟通并商定回复时限及方式。

  办理部内会签,除主办司局另有时限要求外,协办司局应当在3个工作日内予以回复,逾期不回复视为同意。如情况特殊不能按期回复,应当主动与主办司局沟通并商定回复时限及方式。

  第三十五条 公文文稿签发前,应当由主办司局和办公厅分别进行审核。规范性文件应当由法制机构进行合法性审查。审核的重点是:

  (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  (二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

  (三)涉及部内其他司局或者部外有关地区、部门职权范围内的事项是否协商会签并达成一致意见。

  (四)社会稳定风险评估、合法性审查是否符合程序,密级确定、公开属性标注是否符合规定,紧急程度是否恰当,主送、抄送机关以及文件印数是否合理。

  (五)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  (六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  需要交通运输部党组会议审议或者交通运输部部务会议审议的重要公文文稿,审议前由办公厅进行初核。

  第三十六条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

  第三十七条 公文应当经发文机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。办公厅根据授权制发的公文,由办公厅主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

  第三十八条 发文程序:

  交通运输部发文:主办司局拟稿—司局办公室(综合处,下同)核稿—司局领导核签—办公厅审核—部领导审阅签发—公文登记、复核、印制、核发。

  交通运输部办公厅发文:主办司局拟稿—司局办公室核稿—司局领导核签—办公厅审核签发(重要公文由部领导审阅签发)—公文登记、复核、印制、核发。

  纪要:会议主办部门拟稿—办公厅审核—主持会议的领导签发—公文登记、复核、印制、核发。

  第八章 公文办理

  第三十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

  第四十条 收文办理主要程序是:

  (一)签收。交通运输部及办公厅的收文,由办公厅负责签收。部机关司局的收文,由其办公室负责签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

  (二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。包括:来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。

  (三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

  (四)承办。对符合本办法规定的公文,办公厅应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

  承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。确有困难的,应当及时向来文单位说明,协商办理时限。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

  (五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得横传、漏传、误传、延误。

  (六)催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公厅要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

  (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

  第四十一条 发文办理主要程序是:

  (一)登记。已经发文机关负责人签批的公文,应当由办公厅确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

  (二)缮校。交通运输部发文由文印部门负责前二校,承办人负责三校;其他公文均由承办人负责校对。

  (三)复核。印发前应当对公文的审批和会签手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。交通运输部上报的公文,付印前由文秘部门复核清样。

  (四)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

  (五)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

  第四十二条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、中央国家机关机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

  第四十三条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及交通运输部档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。

  第九章 公文管理

  第四十四条 各级交通运输部门应当建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

  第四十五条 交通运输部公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的处级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

  第四十六条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

  公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

  第四十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

  涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。

  经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。属于主动公开的公文,应当按照政府信息公开的有关规定,自公文形成之日起20个工作日内公开。

  第四十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

  复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

  第四十九条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

  第五十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

  第五十一条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

  第五十二条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

  工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

  第五十三条 新设立的机构应当向交通运输部办公厅提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机构合并或撤销时,相应进行调整。

  第十章 附 则

  第五十四条 交通运输部公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

  第五十五条 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

  第五十六条 本办法适用于交通运输部机关和具有行政职能的部属单位。驻部单位及部属其他单位的公文处理工作,可以参照本办法执行。下级交通运输部门和国家铁路局、中国民用航空局、国家邮政局报交通运输部的公文参照执行。

  第五十七条 本办法由交通运输部办公厅负责解释。

  第五十八条 本办法自2014年4月1日起施行。2001年4月13日交通部发布的《交通部公文处理办法》和2007年11月29日交通部办公厅发布的《交通部公文精简办法》停止执行。

  抄送:各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团及计划单列市、经济特区交通运输厅(局、委),天津市市政公路管理局,天津市、上海市交通运输和港口管理局,国家铁路局、中国民用航空局、国家邮政局,部管各社团,有关交通运输企业。

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